Rendezvények szervezése

A rendezvények a hallgatók közösségi életének egyik fontos sarokpontja. Ezeknek szervezésében kiemelt szerepet vállal a hallgatói képviselet, amely nagy felelősséget terhel a szervezetekre. Az intézmények iránti bizalom és a hallgatók elégedettsége iránti igény egyaránt megköveteli a jól szervezett rendezvényeket. A rendezvényszervezés folyamata, kulcspontjai az alábbi tematikus egységekben kerül feldolgozásra:

Rendezvények előkészítése

A rendezvény típusai

A rendezvényeket több szempont szerint tipizálhatjuk. A hallgatói képviselet által általánosságban szervezett rendezvényeket témájuk szerint érdemes megkülönböztetni.
A felsőoktatásban előforduló, hallgatók által szervezett rendezvények általában kulturális rendezvénynek bizonyulnak. Ezen belül lehet műsoros rendezvény, amikor a fő cél a közönség szórakoztatása, a műsor közös megtekintése által. Beszélhetünk közösségi rendezvényről, amely legfontosabb karaktere a közösség tagjainak aktív részvétele. Ezen kívül találkozhatunk még szórakoztató rendezvényekkel, vetélkedőkkel, versenyekkel. A legnagyobb kihívást jelentő rendezvénytípus a komplex rendezvény vagy a fesztivál, amely akár jellemezhető a fentiek kombinációjaként. Az ide tartozó rendezvények általában több napig tartanak, jellemző a hallgatóság nagy részének aktív bekapcsolódása a szervezésbe, megjelennek a szórakoztató – művészeti és kulturális elemek: zenekarok, DJ-k, humorista vagy más fellépők formájában; a helyszínen legalább egy vendéglátó egység üzemel.

Az előkészítés szakaszai

Az előkészítés szakaszában meghatározó lépés a költségkeret meghatározása. A rendelkezésre álló költségkeret meghatározása segít abban, hogy a rendezvény minden dimenziójának előkészítése megkezdődhessen. A rendezvény költségkeretét az egyébként is rendelkezésre álló erőforrások mellett érdemes szponzorok, támogatók gyűjtésével vagy pályázatok benyújtásával emelni.

A költségvetés meghatározása után a következő lépés az előzetes forgatókönyv elkészítése a legfontosabb technikai, személyzeti és szervezési információkkal (pl. technikai munkatársak, fotósok, videósok, vendéglátó egységek működtetése, műsorvezető, szervezői csapat, technikai háttér, helyszínek stb.), illetve ez a dokumentum tartalmazzon egy előzetes programtervet.

Már az előkészületek pillanatában érdemes egy időbeosztást/ütemtervet készíteni, amelyben határidőket szabunk a szervezést illetően, hogy ne érjenek kellemetlen meglepetések.
Az előkészületekhez tartozik, hogy átgondoljuk a meghívottak listáját. Fontos időben határozni arról, hogy szeretnénk-e díszvendégeket, VIP meghívottakat invitálni a rendezvényre. Amennyiben igen, az ő meghívásukról a rendezvény előtt több héttel gondoskodni kell.

Fontos eldönteni és tisztázni a szervezés során együttműködő résztvevők szerepköreit. Minden esetben meg ki kell jelölni egy főszervezőt, aki felelős lesz a rendezvény lebonyolításáért. Érdemes ezek után több területvezetőt kijelölni, akikből egy főszervezői csapatot alakítunk, amelyben mindenki a rendezvény egy-egy területéért lesz a felelős (pl. programok, költségvetés, emberi erőforrás, eszközök, engedélyek/jogi háttér, stb.). Ez a felosztás garantálja, hogy a rendezvénynek meglegyen a felelős vezetője, akinek az a feladata, hogy minden terület szervezési folyamatai időben megvalósuljanak. A főszervező egy személyben felelős a rendezvény megvalósulásáért. Jelentős előny, ha rendelkezik vezetői tapasztalattal is, hiszen nem csak a részterületek összefogását, de a területvezetők motiválását is neki kell megvalósítania.

Ha a rendezvény a több napos, fesztivál jellegnél kisebb volumenű, abban az esetben a szervezői csapatot a program komplexitásának mérséklődésével arányosan lehet csökkenteni.

A Hallgatói Önkormányzatok önmagukban nem önálló jogi személyek. Néhány egyetemen rendelkezésre áll egy olyan cég, amely biztosítja a rendezvények jogi hátterét, azonban ha mégsem rendelkezik ilyennel egy egyetem, akkor az EFOTT Kft. segítségét kérheti a rendezvény lebonyolításához.

Helyszín

Néhány felsőoktatási intézmény szerencsés helyzetben van, hiszen rendelkezésére áll egy olyan hallgatói tér, hallgatói klub, szórakozóhely vagy egyéb központ, ahol meg tudja rendezni a hallgatói rendezvényeit. Jobb esetben ez a helyszín rendelkezik mellékhelyiségekkel, megfelelő menekülési útvonalakkal, vendéglátó egységgel, megfelelő hang- és fénytechnikával és kellően nagy ahhoz, hogy egy többszáz fős rendezvény jogszabályok szerint is megrendezhető legyen ott.

Előfordulhat, hogy ilyen infrastruktúra nem elérhető vagy éppen foglaltság miatt más helyszínt kell keresni a program megvalósításához. Ilyenkor érdemes körbejárni a közelben fellelhető helyszíneket. Fontos felmérni a helyszín távolságát a közösségi helyektől (campus, kollégiumok) ugyan is a hallgatóság általában szívesebben látogat el a közelebbi helyekre, mint egy távoli helyszínre, legyen az bármennyire kedvező a szervezés szempontjából.

Ha találtunk ilyen helyeket, a következő lépés az árajánlatkérés. Az árajánlatba foglaljuk bele a rendezvény időpontját. Ennél a pontnál kell jelezni a helyszín számára, ha esetleg szervezési munkálatok miatt korábban szeretnénk a helyszínre érkezni. Az ajánlatkéréskor használjuk az előre elkészített előzetes forgatókönyvet (1. Előkészítés fejezet), így a szolgáltató fel tudja mérni a rendezvény jellegét is. Szerepeltessük, hogy körülbelül mekkora létszámra tervezünk, hiszen ha az általunk tervezett résztvevői létszám meghaladja a helyszín befogadó képességét, abból könnyedén baleset származhat. Tartsuk be mindig az előírt utasításokat a program biztonságos lebonyolítása érdekében!

Rendezvény jellegétől függően gondoljuk át, hogy szeretnénk-e ételt is rendelni, ha igen, akkor milyen formában (meleg étel, hidegkonyhai étel, svéd asztalos formában, egyéni kiszolgálással rendelnénk meg előre a menüt vagy a’la carte szeretnénk a helyszínen dönteni a fogyasztásról). Ezek mind befolyásolhatják a helyszínválasztást.

Több napos rendezvény szervezésekor (pl. konferencia, gólyatábor, csapatépítő tréning) gondoskodni kell a szállásról is. A szállás minősége, szervezettsége a rendezvények egyik legjobb indikátora. Ha a célközönség megköveteli az igényes elhelyezést, akkor érdemes ezt figyelembe venni a szálloda kiválasztásakor, hiszen ha erre nem figyel oda a szervező, akkor könnyedén rossz visszahangja lehet a rendezvénynek - bármilyen magasszínvonalú volt egyébként a program.

Amennyiben egy csapatépítőt vagy gólyatábori rendezvényt szervezünk, ahol a hallgatóság a célközönség, érdemes költséghatékonyabb elhelyezést keresni. Ha ezt tartjuk szem előtt, akkor ifjúsági táborok, campingek, üdülők, vadászházak, esetleg kollégiumok lehetnek alkalmas szállások. A szállásokat is meg kell keresni árajánlatkéréssel. Kérjünk ajánlatot a szállásadótól is az étkezésre, de amennyiben nem tartalmazza az ár az étkezést, nézzünk körbe a helyi éttermek kínálatai között is.

A kiválasztott vagy versenyben levő helyszínt/helyszíneket minden esetben tekintsük meg a rendezvény előtt, akár többször is kerüljön sor terepbejárásra!

Programok

Egy rendezvény legfontosabb alkotóeleme maga a program. Ha megvan az előzetes programterv, amelyet az előkészítéskor megálmodtunk, érdemes azt, a helyszín kiválasztás után validálni, átdolgozni. Például előfordulhat, hogy kitaláltunk egy csapatépítő hétvégére egy 200 fős záróvetélkedőt, de a kiválasztott helyszín legnagyobb közös tere csak 100 fő befogadására alkalmas; itt érdemes a helyszínhez igazodva a lefoglalt területen belül 2 külön helyen, szétbontva lebonyolítani az adott vetélkedőt, hiszen a biztonsági előírásokat minden esetben szemmel kell tartanunk.
Fontos, hogy az előzetesen meghatározott célközönségnek szóljanak az általunk szervezett programok, az ő érdeklődésük szerint szervezzünk fellépőket, vetélkedőket, stb.
Ennél a pontnál megtehetjük azt is, hogy egy igényfelmérő űrlapot vagy kérdőívet teszünk közzé, ahol az általunk meghívni kívánt közönség tagjai tehetnek javaslatot, hogy milyen programok érdekelnék őket. Amennyiben ezt választjuk, a beérkezett válaszok segítségünkre lehetnek a későbbiek folyamán is, ha az év többi rendezvényét tervezzük.
Amennyiben nem szeretnénk a közönségre bízni a döntést, legalább a szervezői csapattal érdemes egyeztetni, hiszen ahányan vagyunk, annyi féle beágyazottsággal rendelkezhetünk a felsőoktatási intézmény csoportjaiba becsatornázva ezzel a hallgatói közösség különböző igényeit. Ennek eredményeképpen egy sokkal komplexebb, átgondoltabb, megnyerőbb tervvel állhatunk elő.

Amennyiben fellépő mellett döntünk, érdemes hamar megkeresni annak menedzserét, hiszen a népszerű előadók naptára hamar betelik, illetve érdemes a szolgáltatási díjról és annak kereteiről (fellépés időtartama, béren kívüli egyéb költségtérítések pl. utazási költségtérítés, szállás, étel-ital igény, stb.) is egyeztetni.

Ha vetélkedőt szerveznénk a résztvevőknek, akkor legfontosabb, hogy azok a szabályzatoknak megfelelőek legyenek, ne sértsék az emberi méltóságot és a feladatokban való részvételt ne tegyük kötelezővé.

Amennyiben egy kerekasztalbeszélgetés, szakmai fórum vagy akár egy nagyobb kaliberű konferencia kerül megrendezésre, érdemes időben gondoskodni a téma elismert szakembereinek meghívásáról, hiszen ők is hasonlóan elfoglaltak lehetnek, mint a szórakoztató műsorok fellépői.

A hallgatói közösség által szervezett programok között gyakoriak a közös ételkészítés köré szerveződő események: pl. bográcsozás, grillezés. Ebben az esetben figyeljünk a választott helyszín tűzrakási lehetőségeire is.

Promóció

Fontos meghatározni, hogy a rendezvénynek különböző csoportokba sorolandó résztvevői vannak. Megkülönböztethetjük az alábbiakat:

• célközönség
• meghívott vagy VIP vendégek (fontos tisztséggel rendelkezők, egyetemi vezetés, szervezeti vezetés)
• fellépők, előadók
• közreműködő személyek vagy szervezők.

Minden szereplő nagyon fontos részét képezi az eseménynek. Egy rendezvény legfontosabb ismérve a vendégre való összpontosítás. Elengedhetetlen tehát, hogy egy rendezvény előtt a legfontosabb protokolláris szabályokat áttekintsük. Egy jó szervezőnek fontos ismernie az illemszabályokat, különös tekintettel a meghívásra, fogadásra/köszöntésre, a bemutatásra, valamint egyéb vendéglátói szabályokra, ahogy korábban már a meghívás és helyszíni szálláshely kiválasztásánál is említettük.

Nagyon fontos tehát, hogy a kiemelt vendégeknek illetve a célközönségnek is legyenek „vendégfogadói”, olyan szervezők, akik azért felelnek, hogy a vendégek kellő információhoz jussanak a rendezvényt illetően, kellően komfortosan érezhessék magukat.

A vendégekkel való bánásmód egy rendezvény sikerességének fontos mutatója, hiszen így alakul ki a közvélemény a szervezőkről. Amennyiben a rendezvényt hagyományteremtő módon szeretnénk többször is megrendezni vagy egy már hagyományos rendezvény fényét szeretnénk emelni, erre a területre még nagyobb figyelmet kell fordítanunk.

A média szerepe kiemelten fontos lehet egyes rendezvényeknél. Amennyiben több napos egyetemi rendezvényre, fesztiválra készülünk, nagy segítségünkre lehet mind az írott, mind az elektronikus sajtó, hiszen innen értesülhetnek a résztvevők a rendezvényről.

Nem minden esetben szükséges azonban sajtóban reklámozott szintre emelni egy-egy hallgatói rendezvényt. A modern világ eszközeinek kösznhető, hogy a kommunikáció roppant gyors, olcsó és egyszerű a hallgatótársak felé. A közösségi oldalakon rengeteg lehetőségünk van promótálni rendezvényeinket.

Elsőként érdemes itt is egy konkrét tervet meghatározni, amely mentén az esemény marketing folyamatát elvégezzük. Meg kell határozni, hogy milyen időközönként, milyen csatornákon osztunk meg információkat az eseményről. Az egyensúly megtalálása nagyon fontos egy marketing terv során. Legyen megragadó, figyelem felkeltő, színes, lényegre törő az, amit megosztunk, azonban ne tegyük ezt túlzott gyakorisággal, hiszen ha túl sokat látják az emberek az adott hirdetést, könnyen elzárkózhatnak. Majd ennek eredményeképpen figyelmen kívül hagyhatják a későbbiekben a hozzájuk eljuttatni kívánt információt.

Az interneten kívül természetesen van rengeteg módszer, amelyeken keresztül a hallgatóság felé közvetíteni tudjuk a rendezvényt. Nagyon jó módszer lehet, ha szórólapokat, kisebb-nagyobb plakátokat gyártunk és az intézményi engedélyezés után a kollégiumban, óraközi szünetekben végig járjuk a hallgatóság által leggyakrabban használt tereket a program népszerűsítésére.

Ne feledkezzünk el az intézményi sajtóról, intézményi újságról sem. Mivel ennek is viszonylag hosszú az átfutási ideje, érdemes időben intézkednünk, hogy ne váljon tárgytalanná a hirdetés mire megjelenik az újság.

Költségvetés

A rendezvény alapja, amely megadja a szervezés anyagi kereteit; bevételeink és kiadásaink összehangolása.

Bevétel:

• támogatás (pl. szervezeti támogatás, intézményi támogatás)
• saját bevétel (pl. hallgatói hozzájárulás, azaz részvételi díj, pályázati pénz)
   

Kiadás:

• szolgáltatási díjak (pl. bérleti díj, fellépő)
• dologi kiadások – amelyek a szervezés és a rendezvény működését biztosítják (pl. eszközök, irodaszer, programok kiadásai, étel)

A rendezvények általában nagyon kis részben ingyenesek. A kiadásokat elsősorban a belépők árából lehet fedezni. Amennyiben a számítások után úgy véljük, hogy a célcsoport számára túl költséges lenne a részvétel díja, érdemes szponzorokat, illetve támogatókat keresni rendezvényünkhöz.
Nagyon fontos, hogy mivel intézményi rendezvényről beszélünk, az intézményvezetés is tudomással legyen az általunk szervezett támogatókról.
Mikor támogatókat keresünk, kezdjük azzal, hogy egy informatív, lényegre törő, illedelmes támogatói levelet fogalmazunk saját levélpapírra, amely a következőket tartalmazza:

• köszöntés, bevezetés
• rendezvényünk helye, ideje, célja, célközönsége
• levelünk célja
• pontosan milyen támogatást várunk (anyagi erőforrás, promóciós termék,stb.)
• mekkora mértékű támogatást várunk
• mit tudunk biztosítani cserében (reklámfelületek, helyszíni molino kihelyezés, helyszíni stand felállítása, hallgatókkal való kapcsolatba lépés, közösségi oldalon való hirdetés)
• résztvevők létszáma
• várt visszajelzés határideje, visszajelzés helye/kapcsolattartó elérhetőségei
• dátum, aláírás
• néhány fotó azokról a lehetőségekről, amit igénybe vehet egy támogató (helyszín, előző rendezvény fotói,stb.)
• a rendezvény logója

Amennyiben a levél készen áll, már csak az a dolgunk, hogy minél több céget megkeressünk ezzel a lehetőséggel. Érdemes először telefonon megkeresni a vállalat marketingért felelős személyét, vezetőjét; majd megbeszélni vele, hogy szeretnénk e-mail formában is megkeresni őket. A támogatói levelet pdf formátumban ajánlatos az e-mailhez csatolni. Az e-mailben néhány szóban fejtsük ki, hogy: kik vagyunk, miért kerestük meg őket, valamint azt, hogy szeretnénk ha elolvasnák a levelet és ha megtörtént visszajeleznének az adott határidőig.

A rendezvény során az előzetes költségterv nagy segítségünkre lehet, ha esetleg ad hoc jelleggel felmerülnek kiadások. Mindig érdemes előre elkülöníteni egy összeget ilyen esetekre (pl. káreset). Továbbá, az előzetes költségvetésbe bele kell kalkulálni a rajtunk kívül álló negatívan befolyásoló okokat (pl. rossz idő esetén egy szabadtéri rendezvényre nem jönnek el a vendégek).

Mikor az előzetes tervet készítjük, ajánlatos nem egy, hanem három verziót kalkulálni költségvetésként:

1. legjobb eset, ha a tervezett létszám egésze megjelenik, támogatókat is szerzünk és nem történik nagyobb káreset
2. legrosszabb eset, ha a tervezett létszámnál jelentősen kevesebb résztvevő vásárol belépőt a rendezvényre, esetleg nem várt költségek is fellépnek
3. optimális eset - a kettő között, reálisan kalkulálva

Végleges költségvetés
A rendezvény előkészületei során, a rendezvény alatt fontos, hogy gyűjtsük és folyamatosan dokumentáljuk a kiadásainkat számlák formájában. Készítsünk táblázatot, amelybe felvezetünk minden bevételi és minden kiadási tételt. Az esetleges támogatások, pályázati pénzek dokumentálása érdekében a számláinkról készítsünk másolatot.
Mikor vége a rendezvénynek, könnyedén össze tudjuk vetni, hogy pontosan hogy állunk, mennyire tudtuk egyformára kihozni a mérleg két oldalát.

Technikai háttér

Az alábbiakban áttekintjük, hogy milyen technikai háttér szükséges egy sikeres rendezvényhez.
A minőségi hangtechnika elengedhetetlen, hiszen a beszéd, a műsor, az előadás akkor nyer értelmet, ha hallják is a résztvevők.

Ha szórakoztató esti programról (koncert, dj) beszélünk, akkor érdemes fénytechnikát is szervezni, amely növeli a program élvezeti értékét.

Egyes előadók különleges igényekkel élhetnek hang- és fénytechnika terén, mivel ők is egy állandó, magas minőségre törekednek.

Érdemes tehát keresni egy olyan vállalkozást vagy akár intézményi részleget, ahol ezzel foglalkoznak, és árajánlatot kérni Tőlük. Itt is gyűjtsünk több ajánlatot, mérjük fel, hogy melyik szolgáltatás pontosan mit és mennyiért biztosít.
Előfordulhat, hogy a színpadról, sőt szabadtéri program esetén egy fedett, nagy befogadóképességű sátorról is nekünk kell gondoskodni.

Ezek az elemek jelentősen terhelik a költségvetést, így szintén tanácsos előre feltérképezni, hogy mennyit kell költenünk rá.
Előfordulhat, hogy a rendezvényt egy nagyobb területen kell megrendezni. Ebben az esetben a mobiltelefonos kommunikáció nem feltétlenül a legcélravezetőbb megoldás. Tanácsos beszerezni, vagy kibérelni egy rádiós kommunikáló szettet, amellyel könnyedén és olcsón kommunikálhatunk. Azonos csatornára állva a kommunikációt minden szervező társunk is hallhatja. Néhány helyszínen, főként erdős terepeken előfordulhat, hogy a térerő problémákkal is meg kell küzdenünk. Ezen szempontok miatt is nagyon ajánlatos az előzetes terepbejárás, hiszen a helyszínen derülhetnek ki olyan nehézségek, amiket meg kell oldanunk.

Érdemes a technikai eszközöket bérelni, mégpedig egy olyan vállalkozástól, amely hozzáértő kollégákat is küld a berendezésekhez. Nem éri meg ezen a ponton spórolni, hiszen ha valami meghibásodik, átmenetileg kibabrál velünk, akkor a hozzáértők segítsége nélkül akár véget is érhet idő előtt a rendezvényünk a meghibásodott technikai berendezések miatt.
Számoljunk azzal is, hogy a technikai személyzetet is vendégül kell látnunk a rendezvényen. Érdemes erre is elkülöníteni a költségkeretből, hogy a vonatkozó kiadásokat (szállás, étkezés, ital, utazás) ki tudjuk egyenlíteni.

További technikai csoportot képez a fotós és a videós is. A legtöbb felsőoktatási intézményben már üzemel hallgatói média szervezet, akikkel együttműködve megoldott a kérdés. Egyeztessünk velük is mindent időben, küldjük el nekik az előzetes programtervet, a helyszíneket járjuk körbe velük.

Humánerőforrás

Rendezvényünk nagyságától függően érdemes átgondolni hány fővel szeretnénk szervezőként együtt dolgozni. Ügyelni kell, hogy a túl- és az alultervezett szervezői létszám is jelentős gondokat okozhat. Számítsunk lemorzsolódásra is, hiszen mindig akad néhány ember, aki lemondja a feladatot, így ha ezzel előzetesen kalkulálunk, akkor nem jelenthet problémát a pótlásuk.

Ha csak nincs egy jól bevált, összeszokott szervezői csapatunk, érdemes minden rendezvény előtt egy-egy toborzást tartani. Ez praktikus módon egy űrlap kitöltésével vagy közösségi portálon történő jelentkezéssel könnyen megoldható. Első körben szervezeten belül gondolkozzunk, hiszen nem feltétlenül szerencsés, ha külsős tagokkal is gyarapítjuk a szervezők csapatát (kivétel természetesen a műszaki gárda, akik a technikáért felelnek), mivel a bizalom és a megbízhatóság nagyon fontos ismérve egy szervezőnek.

Legalkalmasabb kiválasztási színtér egy tréning lehet. Különböző feladatokon keresztül felmérhetjük, hogy ki, milyen feladatra alkalmas. Ha a költségkeret engedi, kérhetjük akár trénerek segítségét is a kiválasztáshoz.

Ha megtörtént a kiválasztása a szervezői csapatnak, akkor tisztázzuk a szerepköröket. A tapasztalata azt diktálja, hogy a főszervező vagy főszervezők szűk csapata döntsön a fontos kérdésekben, és azt határozottan kommunikálja a többi szervező felé. Ha hallgatói képviselőkkel dolgozunk együtt, elég valószínű, hogy alapvetően is egy hierarchikus rendszerben dolgoznak, így egyszerűbb dolgunk lehet.

Ahogy az elején említettük, ha a rendezvény komplexitása megköveteli, érdemes egy mini-főszervezői csapatot is létrehozni olyan vezetőkből, tisztségviselőkből, akik már tapasztalattal vágnak neki a szervezésnek.

Még egy nagyon fontos személyzeti egység jelenlétéről nem esett szó, ők pedig a biztonsági szolgálat. Igyekezzünk profikra bízni az őrzést. Érdemes az esti- éjjeli órákban megerősített őrzést rendelni, napközben pedig csökkentett személyzetet. Kérjünk ajánlatot több helyről is, esetleg helyi szórakozó helyektől kérhetünk segítséget, kapcsolatot.

Kellékek

Fontos, hogy szervezőket megismerjék, akármekkora rendezvényről is legyen szó, így érdemes egy nyakba akasztható vagy kitűzhető névkártya vagy „pass” elkészítése a különböző jogosultságok és feladatkörök megkülönböztetésének érdekében.

Hallgatói rendezvényen nem ajánlott UV pecsétet használni, ugyan is számunkra az a fontos, hogy mindenki által látható módon jelezzük a karszalaggal és pass kártyával, hogy résztvevő, meghívott vagy szervező hallgatóval találkozunk.

Ha belefér a költségekbe érdemes felsőruházatot is készíteni a szervezők számára, az eseményre elkészített logóval. Ennek a rendelése a nyomdától függ, így érdemes a megbízott céggel egyeztetni, hogy milyen határidőkkel tudjuk megrendelni a kellékeket. (nyakpánt, póló, karszalag) A pass könnyedén elkészíthető saját kezűleg is, ezen lehet költséget megtakarítani, hiszen színes papírra nyomtatva, laminálva már is minden igényt kielégítő, igényes kártyát tudunk készíteni.

Ha kidolgoztuk megkülönböztető jelzések rendszerét, kezdjünk hozzá a programok áttekintéséhez.

A vetélkedők feladatait sorba véve kapunk egy kellék listát, amit be kell szereznünk. Érdemes készülni 1-1 tartalék eszközzel is.

Amennyiben több napos lesz az esemény, esetleg el is kell utazni miatta, fontos, hogy egy szervezői szobát is „elköltöztessünk”. Gondoskodjunk az alábbiakról: nyomtató, notebook, papír, tollak (nagy mennyiségben), filcek, cellux, olló, lyukasztó gép, tűzőgép, tűzőkapocs, színes lapok, post-it, mappák, stb.

Szintén nagyon fontos, hogy a szervezéshez szükséges dokumentációt lementsük egy pendrivera így bármilyen vis maior esetben hozzáférhetünk.

Ügyeljünk a dekorációra is! Az interneten rengeteg remek tippet találunk, hogy olcsón és könnyedén magunk készítsük el a dekorációkat. Érdemes előre felmérni, hogy a szervezők között, ki rendelkezik egy hozzáértéssel és őket felkérni, hogy tervezzék és valósítsák meg a dekorációt. Fontos, hogy mindig az eseményhez jellegéhez illeszkedő dekorációt találjunk ki.

Sportrendezvények

Sportrendezvényt bárki kezdeményezhet, illetve egy komplex rendezvénybe bármikor beilleszthetünk sportprogramot, ha kellő szaktudással rendelkező személyeket kérünk fel a lebonyolítására, szükség esetén előzetes szervezésére.

Nyújtsunk segítséget nekik mi is, ajánljuk fel, hogy szükség esetén plusz segítőket tudunk biztosítani a számukra. Ha sportrendezvényt szervezünk, nagyon fontos az egészségügyi felügyelet. Nagy létszámú rendezvényeknél érdemes az Országos Mentő Szolgálatot értesíteni az eseményről, esetleg gondoskodni a jelenlétükről is (figyelem, ez terhelheti a költségkeretet!). Amennyiben olyan szerencsés helyzetben vagyunk, hogy az egyetemen ápoló, egészségügyi, mentőtiszti, orvosi, stb. képzés működik, érdemes közülük felkérni önkénteseket, hogy segédkezzenek a rendezvény alatt.

A sport is, mint manapság sok más terület, rendelkezik divatos részterületekkel. A fittness, testépítés világát éljük, amikor nagyon sokan oda figyelnek a mozgásra és az étrendre. Érdemes ezeket az igényeket is szemmel tartani és meghívni egy-egy ismert személyt az adott sportterület világából.

Gólyatábor

A gólyatábor egy nagyon nagy figyelmet élvező rendezvény. Ennek köszönhetően egyre több segédletet találhatunk, amelyek segítségével könnyedén összeállíthatjuk a megfelelő programokat. A gólyatáborra is érvényes a többi rendezvényszervezéshez kapcsolódó szervezési pont, azonban a különösen fontos és általános rendezvénynél ezeket egyben sorra vesszük:

1. Főszervezői csapat meghatározása
2. Rendezvény koncepciójának, előzetes forgatókönyvének kitalálása, papírra vetésedátum
   
   • helyszín
   • résztvevő célközönség
   • előzetes programterv
   • téma/design kitalálása
3. Miután eldőlt mekkora méretű- milyen bontású (összegyetemi, kari szintű, szak szintű) tábort szerveznénk és feltételezhetjük, hogy kb. hány főre számítunk, vágjunk bele a helyszín kiválasztásába.
4. Járjuk be a helyszíneket! Gólyatábor esetén nagyon fontos ez, hiszen figyelnünk kell rá, hogy:
   • megfelelően őrizhetők legyenek a kijáratok,
   • biztonságos legyen a táboron belüli közlekedés,
   • legyen a táborban egy eső esetén használható foglalkoztató csarnok/terem, vagy legalább is egy szabad tér, ahova egy általunk rendelt sátrat, színpadot és büfét fel tudunk állítani, ami kellő méretű egy vetélkedő levezetéséhez is,
   • figyeljük meg, hogy tudunk kialakítani szervezői helyiségeket, táborvezetői szobát,
   • mérjük fel a vendégeknek szánt szobákat,
   • egyeztessünk személyesen a tábor tulajdonosaival, állapodjunk meg az árakban, kérdezzünk rá a kár esetén fizetendő összegekre is.
5. A terepbejárást követően készítsünk a szervezők számára egy saját térképet, ahol megjelöljük a majd használatos területeket.
6. A költségvetés természetesen itt is leghangsúlyosabb elem. Mérjük fel a lehetőségeket, gyűjtsünk támogatókat. A szponzorok a nagy gólyatáborokat nagyon gyakran támogatják.
7. Korán hívjuk meg a előadásra felkért oktatókat, intézményi, illetve szervezeti vezetőséget, zsűrit, egyéb meghívottakat, hiszen számunkra egyértelmű ugyan, hogy várjuk őket, nekik azonban tervezniük kell az eseménnyel!
8. Készítsünk szervezői ütemezési tervet, és tartsuk magunkat hozzá!
9. A téma kiválasztása és a design elkészítése után kezdjünk bele a marketing tevékenységbe. Mivel ennek a rendezvénynek a célközönsége egy kevésbé könnyen elérhető csoport, és kevés idő áll rendelkezésre általában a promócióra, ezért előre találjunk ki egy nagyon magával ragadó marketing tervet. Erre az eseményre kérjük az egyetem segítségét, hogy egy levél vagy e-mail formájában szólhassunk a felvett hallgatókhoz. Érdemes azokra is gondolni, akik 2 passzív félév után kezdik majd az egyetemet az aktuális félévben!
10. Weboldal! Elengedhetetlen elem, az információk, kedvcsinálás és a regisztráció gyűjtőhelye és felülete. Kérjük egy profi szakembert segítségét, ugyan is ha nincs megfelelően biztosítva oldalunk, a regisztráció kezdetekor egy többszáz fős elérés során könnyen összeomolhat a rendszer.
11. A regisztrációra is érdemes nagyon ügyelni. Ilyen táboroztatás esetén érdemes például egy olyan személy elérhetőségét is előre megkérni, akit baleset esetén a szervezők értesíteni tudnak. Fontos, hogy a szálláshelyek limitjét előre felmérjük, és csak annyi főnek engedjük a regisztrációt, ahány férőhely van. Számítani kell ugyan lemorzsolódásra, akik mégsem jönnek el, azonban egy legjobb esetben, ha több embert engedünk regisztrálni, mint ahány a férőhely, akkor könnyen nagy hibába eshetünk, ha nem tudunk elszállásolni valakit.
12. A főszervező jó, ha csak kevés konkrét feladattal rendelkezik, rá inkább egy ellenőrző, ösztönző, segítő szerepet bízzunk. Felügyelje a részterületek szervezési munkálatait, tartsa a kapcsolatot a táborral, fogadja az esetleges szülői vagy elsőévesektől érkező kérdéseket. Fontos, hogy jó kommunikációs készséggel, teherbírással és jó szervezői készséggel rendelkezzen, valamint legalább 2 hasonló rendezvényt lásson már. Nem hátrány, ha vendég és szervező oldalról is járt már hasonló eseményen. A tábor ideje alatt valószínűsíthető, hogy szintén lesz annyi napi „probléma”, amit meg kell oldania, így a tábori feladatai is lehetőleg legyenek lekorlátozva a vendégek fogadására, a táborból való ki- és beléptetés engedélyezésére. A jó főszervezőnek nap, mint nap járnia kell a terepet, beszélni a szervezőkkel, a résztvevőkkel, felmérni, hogy hol van szükség rá. Mivel a felelősség az ő vállán van, természetesen az alkohol fogyasztás számára egyeltalán nem ajánlott a rendezvény ideje alatt. Fontos, hogy a szervezői csapat nagy részét ismerje, vagy ismerje meg az előkészületek során, hiszen akkor fognak hallgatni rá, ha egy bizonyos fokú bizalmat és tiszteletet már ki tudott váltani a segítőkből a szakmai előmenetelével vagy tapasztaltságával.
13. Ajánlott, hogy a részterületek az alábbi szervezési feladatokat mindenképpen lefedjék: étkezés, szállás, meghívott vendégek körüli teendők, programok szervezése, fellépőkkel való kapcsolat tartás, adminisztrációs feladatok, bolti bevásárlás, számlák és pénzügyek kezelése, stb.
14. Ne felejtsük el, hogy ez a rendezvény rendkívül sok elő- és utómunkával jár!
15. Figyeljünk arra, hogy a promóciós felületeken megfelelően feltüntessük a kapcsolattartó személy nevét és elérhetőségeit (telefonszám, email cím) hiszen rengeteg kérdésre számíthat a szervezőség.
     

Kiemelten fontos egy gólyatábor esetében a megbízható szervezői csapat felállítása, hiszen egy nagy létszámú rendezvény, területileg nagy helyszínen megrendezve rengeteg veszélyforrást rejt magában. Tartsunk tájékoztató tréningeket, előadásokat a szervezőségnek és informáljuk őket a számukra releváns dolgokról.

Amennyiben nem az egyetem városában tartjuk a tábort, érdemes lehet az egyetemi városból szervezett utazást szervezni az elsőévesek számára.

Helyszíni lebonyolítás

1. Fontos, hogy szem előtt tartsunk a helyszínen is néhány fontos szabályt.
2. Hagyjunk időt a helyszíni előkészületekre. Egyeztessünk a tulajdonossal, hogy mikor szeretnénk előkészíteni az eseményt (díszítés, tereprendezés, esetleg ételek bekészítése, asztalok, székek díszítése).
3. Kérjük meg a segítőket, hogy a helyszíni előkészületekben is segítsenek, vonjuk be minél jobban őket a rendezvény szervezésébe.
4. Számoljunk úgy, hogy a meghirdetett kezdés előtt fél-egy órával már minden a helyére kerüljön, ugyan is néhány vendég korán érkezik.
5. Szervezzünk a bejárathoz fogadó bizottságot. Ha van kiemelt főszervező, ajánlatos, ha ő a bejárattól nem messze várja a kiemelt fontosságú vendégeket, és megköszöni a részvételt, a helyükre kiséri őket vagy esetleg megmutatja a szállásukat.
6. Fontos, hogy a rendezvény után is elvégezzük a feladatainkat; ha például díszítettünk, azt távolítsuk el maradéktalanul, és rendben hagyjuk ott a terepet.
7. A rendezvényt követően beérkező panaszokra is készségesen válaszoljunk.
8. Ha nagy szervezői csapattal dolgoztunk együtt, érdemes lehet egy csapatépítő keretein belül megköszönni a szervezők munkáját.